Especialista Giuseppe Piccoli alerta que custos operacionais e margens apertadas exigem revisão profunda de processos para identificar ineficiências.

Farmácias no Brasil enfrentam um desafio crescente que impacta diretamente a lucratividade: as chamadas "perdas invisíveis". Esse termo se refere a gastos e ineficiências que não são imediatamente percebidos, mas que corroem as margens de lucro, já apertadas pelos elevados custos operacionais do setor.

Giuseppe Piccoli, fundador da Ponti e Futuro e integrante da equipe de Especialistas do Panorama Farmacêutico, faz um alerta: é urgente que os gestores olhem "a nossa farmácia por dentro, nas entranhas, na raiz". Ele defende uma revisão detalhada dos processos internos para revelar onde o dinheiro está sendo perdido sem que se perceba.

A otimização da gestão de estoque, o tempo dedicado a tarefas repetitivas e os desvios são pontos críticos que, se negligenciados, podem comprometer a sustentabilidade do negócio. Medir e entender esses gargalos é o primeiro passo para transformar as perdas invisíveis em oportunidades de melhoria e eficiência.

Tempo da Equipe: Onde a Farmácia Perde Mais?

Um dos indicadores mais alarmantes apontados por Piccoli é a distribuição do tempo da equipe, especialmente em farmácias sem automação. Nesses estabelecimentos, até 70% do tempo dos colaboradores é consumido pela gestão de estoque, uma rotina que envolve atividades cruciais, mas altamente repetitivas.

Tarefas como receber mercadorias, conferir volumes com notas fiscais, comparar dados do XML com os produtos físicos, organizar, endereçar e armazenar medicamentos, embora necessárias, consomem uma parcela significativa da jornada de trabalho. Para o especialista, medir esse tempo é fundamental antes de buscar qualquer solução tecnológica.

Questões como "Quanto tempo a equipe leva em cada etapa?", "Quais tarefas dependem exclusivamente de trabalho manual?" e "Onde estão os principais gargalos?" precisam ser respondidas. As respostas fornecem um mapa claro das oportunidades de simplificação e otimização da produtividade da equipe na farmácia.

Gestão Estratégica do Estoque na Farmácia

O controle do estoque se torna exponencialmente complexo com o aumento do número de SKUs (unidades de manutenção de estoque). Piccoli enfatiza que é "humanamente impossível controlar" sem um sistema adequado. Por isso, o estoque precisa ser tratado como um ponto estratégico central da operação.

Não basta apenas saber a quantidade de produtos; o gestor deve acompanhar lotes, datas de validade, a localização exata de cada item e sua movimentação dentro da farmácia. A automação, neste contexto, permite a leitura eficiente de códigos de barras, lotes e validades, direcionando os medicamentos para o armazenamento correto.

Este processo automatizado não só amplia a rastreabilidade dos produtos, mas também reduz a dependência de controles paralelos e manuais, que são suscetíveis a erros e demandam tempo precioso da equipe. A automação na gestão de inventário se mostra um diferencial competitivo.

Reorganização da Equipe para Foco no Cliente

Para Piccoli, uma decisão gerencial crucial é avaliar se os colaboradores estão realmente dedicando seu tempo a atividades que exigem a intervenção humana. "Temos que colocar os integrantes da equipe para atender com excelência o cliente, e não fazer atividades repetitivas que causam um custo operacional muito grande dentro do meu negócio", reitera.

A automação pode revolucionar essa dinâmica, transformando horas de trabalho em minutos. Em uma operação modernizada, o especialista sugere que 80% do tempo da equipe pode ser direcionado para vendas e atendimento ao cliente, enquanto apenas 20% seria gasto com tarefas operacionais. Isso demonstra que o objetivo não é só reduzir tarefas, mas realocar a força de trabalho para onde ela gera mais valor.

Benefícios da Automação para Agilidade e Dados Precisos

Além da otimização do tempo, a automação traz ganhos significativos em velocidade e acesso a informações em tempo real. Piccoli menciona operações onde a integração entre automação e o sistema da loja permite a separação e dispensação de medicamentos em menos de 10 segundos após o registro da venda.

Essa agilidade se traduz em um atendimento ao cliente mais eficiente e uma operação mais dinâmica. A automação também proporciona ao gestor acesso a dados físicos do estoque e informações em tempo real, fornecendo uma base sólida para decisões sobre reposição e controle do consumo dos produtos.

Contudo, Piccoli adverte: a tecnologia não deve ser o ponto de partida isolado. É fundamental primeiro compreender os processos internos da farmácia e identificar quais deles necessitam ser redesenhados. Ele aconselha começar pelos que consomem mais tempo e recursos, como recebimento de mercadorias, estoque, inventário e atendimento de pedidos digitais.

Com mais de 27 mil farmácias globalmente já utilizando a automação, o grande desafio para o varejo brasileiro é reconhecer o custo de manter processos ineficientes. "O caminho começa com perguntas simples. Onde sua farmácia perde tempo? Quais tarefas se repetem todos os dias? O que ainda depende exclusivamente de controles manuais? Identificar essas respostas representa o primeiro passo para tornar as perdas invisíveis visíveis à gestão", conclui Piccoli.

Perguntas Frequentes

O que são perdas invisíveis em farmácias?

Perdas invisíveis são ineficiências e gastos que não são imediatamente óbvios, mas que corroem as margens de lucro de uma farmácia. Incluem tempo desperdiçado em tarefas repetitivas, má gestão de estoque, desvios e outros gargalos operacionais que não aparecem de forma clara nos balanços.

Como a gestão de estoque impacta a eficiência de uma farmácia?

A gestão de estoque é crucial, pois sem automação, ela pode consumir até 70% do tempo da equipe em tarefas repetitivas como conferência e organização. Um controle ineficaz leva a perdas por vencimento, extravios e dificuldades na rastreabilidade, impactando diretamente a rentabilidade e o atendimento ao cliente.

Qual o papel da automação na otimização de farmácias?

A automação, com a leitura de códigos de barras, lotes e validades, agiliza o recebimento e armazenamento de produtos, reduzindo a dependência de controles manuais e erros. Ela permite que a equipe dedique mais tempo ao atendimento e vendas, e menos a tarefas operacionais, além de fornecer dados em tempo real para uma gestão mais estratégica.

Quais são os primeiros passos para uma farmácia reduzir suas perdas invisíveis?

Giuseppe Piccoli recomenda que o gestor comece avaliando os processos internos que mais consomem tempo e recursos, como recebimento de mercadorias, gestão de estoque e inventário. Identificar gargalos e tarefas manuais repetitivas é o primeiro passo antes de implementar soluções tecnológicas, buscando entender "onde sua farmácia perde tempo".