Estudo da Forrester Research aponta que até 70% do tempo das equipes financeiras é gasto na preparação de dados, impactando diretamente a análise estratégica.

O fechamento das contas no final do mês pode ser uma tarefa que consome uma parcela significativa do tempo das equipes financeiras e de controladoria. Segundo um levantamento da Forrester Research, citado pela HubCount Tecnologia, até 70% desse período é dedicado apenas à preparação e organização de dados.

Este cenário impede que profissionais se dediquem a análises cruciais, acompanhamento de indicadores e ao planejamento estratégico. A complexidade surge de dados espalhados em vários sistemas e planilhas, divergências entre departamentos, lançamentos pendentes e correções de última hora.

Para enfrentar esses desafios, Gabriel Capano, CEO da HubCount BI, propõe um método estruturado de seis etapas, o F.E.C.H.A.R. O objetivo é otimizar o fluxo de trabalho e reduzir a dependência de controles manuais, transformando o tempo gasto em dados brutos em inteligência para o negócio.

Desafios e o Método F.E.C.H.A.R. para Fechamento Mensal

Apesar de o volume de dados nas empresas crescer constantemente, a dificuldade em convertê-los em inteligência de gestão persiste. Gabriel Capano observa que “o que vemos é um excesso de tempo sendo consumido em tarefas operacionais, conferências manuais, consolidação de planilhas e ajustes de última hora”. A boa notícia é que o método F.E.C.H.A.R. oferece um caminho para estruturar esse trabalho.

O primeiro passo é Mapear as fontes de informação. É fundamental identificar quais dados são necessários, onde estão armazenados, quem é responsável por cada um e quando devem estar disponíveis. Este mapeamento evita que a equipe perca tempo procurando informações em diferentes locais.

Em seguida, na etapa de Estruturação dos Dados, ou Passo 2, é preciso Padronizar os dados. Registros de diversas áreas frequentemente vêm em formatos distintos. Uniformizar essas informações facilita o cruzamento, a identificação de inconsistências e, consequentemente, reduz a necessidade de conferências manuais.

Integrando e Validando Informações Financeiras Essenciais

Após mapear e padronizar, o Passo 3 é Consolidar as informações. Isso significa integrar todas as bases de dados em um único ambiente, diminuindo a fragmentação e facilitando o acesso. A integração automática elimina a necessidade de cruzamentos manuais repetitivos entre planilhas e sistemas, liberando tempo valioso.

O Passo 4, denominado Histórico Validado, envolve Comparar com períodos anteriores. Esta etapa permite verificar a consistência dos resultados mais recentes com os históricos, ajudando a identificar números que exigem atenção antes da apresentação final. Capano ressalta que “a manutenção de um histórico organizado também facilita o acompanhamento dos indicadores ao longo dos meses”.

Transformando Dados em Decisões e Rotina Eficiente

Com as bases estruturadas, consolidadas e validadas, a equipe pode finalmente focar no Passo 5: Reservar tempo para analisar. Neste momento, o foco se desloca da preparação dos números para a interpretação dos resultados, indicadores e desempenho do negócio. Capano lamenta que, em muitas empresas, “o fechamento vira um processo de sobrevivência. O time passa mais tempo procurando informação do que analisando resultados. Isso afeta diretamente a confiança nos números e dificulta decisões importantes para o negócio”.

Por fim, o Passo 6 visa Transformar o fechamento em rotina. Isso significa estabelecer um processo recorrente, organizado e sustentável, definindo uma sequência clara de atividades, responsabilidades e informações que se repita mensalmente. O objetivo é minimizar ajustes de última hora e a dependência de pessoas específicas para concluir o trabalho. Capano conclui: “O desafio não é apenas fechar rápido, mas fechar com segurança. Quando os dados não estão organizados e integrados, qualquer divergência provoca um efeito em cadeia de retrabalho e perda de confiança”.

Perguntas Frequentes

O que torna o fechamento mensal tão demorado para as empresas?

Dados descentralizados, controles manuais, divergências entre departamentos e a necessidade de validação e correção de inconsistências são os principais fatores que fazem o fechamento mensal consumir até 70% do tempo das equipes financeiras e de controladoria.

Quem criou o método F.E.C.H.A.R. e qual seu objetivo?

O método F.E.C.H.A.R. foi desenvolvido por Gabriel Capano, CEO da HubCount BI. Seu objetivo é estruturar e organizar o fluxo do encerramento mensal, reduzindo a dependência de controles manuais e otimizando o tempo da equipe.

Quais são as etapas do método F.E.C.H.A.R. para um fechamento mais eficiente?

O método F.E.C.H.A.R. é composto por seis etapas: mapeamento das fontes de informações, estruturação e padronização dos dados, consolidação, criação de um histórico validado, análise estratégica e estabelecimento de uma rotina previsível.

Por que é crucial reservar tempo para análise estratégica no fechamento mensal?

Com as bases de dados estruturadas e validadas, a equipe pode focar na interpretação dos resultados e indicadores, em vez de apenas preparar os números. Isso permite decisões mais informadas e estratégicas para o negócio, fortalecendo a confiança nos dados.

Quanto tempo, em média, as equipes dedicam à preparação de dados no fechamento mensal?

Segundo levantamento da Forrester Research, citado pela HubCount Tecnologia, as equipes financeiras e de controladoria podem gastar até 70% do seu tempo apenas na preparação e organização dos dados para o fechamento mensal.